Минимум, который закрывает вопрос: договор гражданско-правового характера (обычно подряд или возмездное оказание услуг), проверка статуса самозанятого на сайте ФНС перед каждой оплатой и чек из приложения «Мой налог» после каждого платежа. Всё остальное надстраивается поверх этих трёх пунктов. Налог самозанятый платит сам, вы не удерживаете НДФЛ и не платите страховые взносы, поэтому оформление проще, чем с обычным физлицом.
Дальше по порядку: что проверить, что написать в договоре и где обычно теряют деньги.
Проверьте статус перед подписанием и перед каждой оплатой
У ФНС есть открытый сервис проверки: npd.nalog.ru/check-status. Нужны ИНН исполнителя и дата, на которую вы проверяете. Сервис отвечает «является» или «не является» плательщиком НПД на эту дату.
Проверять один раз при подписании недостаточно. Человек может сняться с учёта или превысить годовой лимит дохода в 2,4 млн рублей (лимит периодически обсуждают к пересмотру, проверьте актуальное значение на момент сделки), и статус слетит автоматически. Если это случится, а вы заплатите как самозанятому, налоговая посчитает выплату доходом обычного физлица со всеми последствиями. Скриншот или PDF проверки на дату платежа стоит сохранять: это ваше доказательство добросовестности.
Что написать в договоре
Форма обычная, для юрлиц и ИП письменный договор обязателен. Работать по переписке и оферте технически можно, но при споре или проверке вам нечего будет показать.
Что стоит прописать помимо стандартных разделов:
- Статус исполнителя как плательщика НПД и его обязанность письменно уведомить вас об утрате статуса, скажем, в течение трёх дней.
- Обязанность выдавать чек из «Мой налог» на каждую оплату и ответственность за невыдачу. Формулировка вроде «в случае непредоставления чека исполнитель возмещает заказчику убытки, включая доначисленные налоги и взносы» дисциплинирует лучше просьб.
- Предмет как конкретный результат: «разработка лендинга по ТЗ», а не «выполнение обязанностей веб-разработчика».
- Порядок приёмки и сроки, привязанные к этапам, а не к календарным месяцам.
- Права на результат, если это интеллектуальная работа. По умолчанию исключительное право на созданное по вашему заказу произведение переходит заказчику, но лучше прописать это прямо, включая право менять и использовать без указания авторства, если вам это нужно.
Чек важнее акта
Чек из «Мой налог» это ваш основной документ. Для ИП и компаний на режимах, где учитываются расходы, без чека затраты просто не примут: ни договор, ни платёжка, ни акт его не заменяют.
По безналичным расчётам самозанятый обязан сформировать чек не позднее 9-го числа месяца, следующего за месяцем оплаты. На практике просите чек сразу после перевода: искать человека через три недели неприятно.
Акт по закону не обязателен, ФНС считает чек достаточным подтверждением. Но акт полезен как описание того, что именно и когда было сделано, особенно при длинных проектах и при споре о качестве. Расценивайте его как рабочий, а не налоговый документ.
Отдельно: у самозанятого есть техническая возможность аннулировать чек. Проверьте чек по QR-коду или в личном кабинете хотя бы выборочно, если суммы значимые.
Главный риск: переквалификация в трудовые отношения
Это то, из-за чего действительно доначисляют деньги. Если налоговая или суд решит, что под договором подряда скрыты трудовые отношения, вам доначислят НДФЛ, страховые взносы, пени и штраф, а исполнитель через суд может потребовать отпускные и восстановление.
Признаки, по которым это определяют:
- одинаковая сумма каждый месяц, особенно в дни, близкие к зарплатным;
- вы единственный заказчик исполнителя, и так продолжается много месяцев;
- в договоре есть режим работы, подчинение сотруднику компании, рабочее место, дисциплинарные меры;
- оплата за процесс и время, а не за результат;
- исполнитель пользуется вашей инфраструктурой и оформлен наравне с сотрудниками во внутренних системах;
- вы разом перевели группу сотрудников в самозанятые.
Один признак сам по себе не приговор, смотрят на совокупность. Долгое сотрудничество с одним подрядчиком законно, если у него есть другие заказчики, оплата привязана к сдаче этапов и суммы различаются от месяца к месяцу.
Понятная линия такая: чем больше отношения похожи на разовые проекты с приёмкой результата, тем безопаснее. Чем больше они похожи на «человек ходит на работу», тем выше шанс, что это признают работой.
Кого нельзя оформлять как самозанятого
Прямой запрет один: нельзя работать по НПД с бывшим работодателем, если с момента увольнения прошло менее двух лет. Не «нежелательно», а именно нельзя, доход по такому договору не попадает под НПД, и налоги придётся платить как за обычное физлицо.
Ещё самозанятый не может перепродавать чужие товары, работать по агентским и комиссионным договорам, сдавать в аренду нежилую недвижимость. Если ваша задача выглядит так, режим НПД не подойдёт, нужен ИП.
Оплата
Переводите на любые реквизиты, которые даст исполнитель: карта физлица подходит, специальный счёт не нужен. Указывайте в назначении платежа номер и дату договора и суть работ, без формулировок вроде «зарплата» или «выплата сотруднику».
Если вы платите с расчётного счёта, банки в рамках антиотмывочного контроля обращают внимание на регулярные однотипные переводы физлицам. Комплект «договор плюс акт плюс чек» снимает вопросы, поэтому храните его, а не выбрасывайте после закрытия проекта.
Если статус слетел посреди проекта
Сценарий реальный: исполнитель превысил лимит или сам снялся с учёта, вам не сказал. Дальше зависит от того, кто вы.
Если вы компания или ИП, выплата физлицу без статуса означает, что вы налоговый агент по НДФЛ и плательщик страховых взносов с этой суммы. Поэтому и нужен пункт про уведомление и проверка статуса перед каждым платежом: она занимает полминуты и закрывает самый дорогой риск.
Если вы заказываете как физлицо, налоговых последствий у вас нет, но и расходы вам подтверждать не перед кем. Договор в этом случае нужен ради сроков, объёма и прав на результат, а не ради налоговой.
Короткий чек-лист
- Проверили статус на nalog.ru, сохранили результат.
- Подписали договор с описанием результата, а не должности.
- Прописали обязанность выдать чек и уведомить об утрате статуса.
- Оплатили по факту приёмки этапа, а не по календарю.
- Получили и проверили чек.
- Сохранили всё вместе минимум на четыре года.
Найти исполнителя с уже заполненным профилем и понятным опытом можно на Бирже.PRO: договор и чек вы всё равно оформляете напрямую с ним, площадка в расчёты не вмешивается и процент со сделки не берёт.