Договор с самозанятым защищает заказчика только при двух условиях. На дату каждой оплаты исполнитель должен быть плательщиком налога на профессиональный доход (НПД), а на каждую выплату у вас должен быть чек из «Мой налог». Если хотя бы одного нет, компания может получить обязанность удержать НДФЛ и начислить взносы, как с обычного физлица, плюс штраф и пени. Ниже разобрано, что проверять до подписания, при каждой оплате и после неё.
Как составить сам договор и выбрать разовый или рамочный, мы писали отдельно. Здесь речь о том, что происходит вокруг договора: проверка статуса, сбор чеков и ситуации, когда что-то пошло не так.
До подписания: три проверки
Статус самозанятого. У ФНС есть бесплатный сервис проверки статуса плательщика НПД (на сайте nalog.ru он называется «Проверить статус налогоплательщика НПД»). Вводите ИНН исполнителя и дату и получаете ответ. Сохраните скриншот или выгрузку с датой: если налоговая придёт с вопросами, это ваше подтверждение, что вы проверяли.
Не работал ли он у вас недавно. Если человек был вашим сотрудником по трудовому договору меньше двух лет назад, к доходу от вас НПД не применяется. Формально он может оставаться самозанятым, но для вашей компании такие выплаты облагаются как зарплата. Самая частая ловушка: «уволили и сразу перевели на самозанятость».
Подходит ли его деятельность под НПД. Не все виды работ разрешены. Например, нельзя работать как самозанятый по агентским договорам и поручениям, перепродавать чужие товары или добывать полезные ископаемые. Для обычных услуг (дизайн, тексты, разработка, ремонт, консультации) проблем нет, но если схема нестандартная, лучше уточнить у бухгалтера.
Что вписать в договор под эти риски
Пункты о статусе и чеках дают вам опору, если исполнитель подведёт. Обычно добавляют:
- заверение исполнителя, что он плательщик НПД и в течение двух лет не был вашим работником;
- обязанность письменно сообщить об утрате статуса в течение 1-3 рабочих дней;
- срок передачи чека и способ (на почту, в мессенджер, ссылкой);
- условие о возмещении расходов, если из-за утраты статуса или недостоверных заверений вам доначислят налоги и взносы.
Последний пункт работает не всегда гладко: взыскать такие деньги с исполнителя на практике можно, но придётся спорить. Это скорее дисциплинирующая мера, чем гарантия.
При каждой оплате
Проверяйте статус на дату платежа, а не на дату договора. Статус могут снять: исполнитель сам сняться с учёта, превысил лимит дохода (2,4 млн рублей в год), нанял сотрудника. Если вы платите раз в месяц по рамочному договору, проверка занимает минуту, а пропуск может стоить 13% НДФЛ плюс взносы с суммы.
В назначении платежа указывайте договор и акт. Это помогает связать оплату с конкретной услугой и конкретным чеком.
Платите по реквизитам самого исполнителя. Оплата на карту родственника или «друга» ломает всю конструкцию: чек выдан одним человеком, деньги получил другой.
Чеки: сроки и как их проверить
Чек самозанятый формирует в приложении «Мой налог» или через банк. Сроки зависят от способа оплаты. Если расчёт наличными или картой, чек выдаётся сразу. При обычном безналичном переводе с расчётного счёта компании закон позволяет сформировать чек не позднее 9-го числа следующего месяца.
На что смотреть в чеке:
- ИНН и наименование вашей компании указаны верно (чек «физлицу» вместо юрлица не подходит);
- сумма совпадает с оплатой;
- описание услуги соответствует договору и акту.
Чек можно проверить по QR-коду или ссылке: он открывается на сайте ФНС. Это стоит делать, потому что самозанятый может аннулировать чек после выдачи. Например, ошибся или решил «сэкономить». Аннулированный чек для налоговой то же самое, что его отсутствие. Если работаете регулярно, раз в квартал прогоняйте ссылки на чеки за период.
Хранить чеки удобно вместе с актами в одной папке по каждому исполнителю. Бухгалтерии нужны именно эти два документа в паре.
Что делать, если чека нет или статус утрачен
Чек не пришёл в срок. Напишите исполнителю письменно, со ссылкой на пункт договора. Чаще всего это забывчивость, и проблема решается за день. Штраф за непредоставление чека налагается на самого самозанятого (20% от суммы, при повторе в течение полугода 100%), но риск по НДФЛ и взносам остаётся вашим.
Статус утрачен до оплаты. Не платите как самозанятому. Варианты: исполнитель восстанавливает статус (если причина устранима), оформляет ИП или вы платите ему как физлицу по договору ГПХ, с удержанием НДФЛ и взносами. Последний вариант дороже для вас примерно на 30% сверху, это надо учитывать при пересмотре цены.
Статус утрачен, а оплата уже прошла. Это вопрос к бухгалтеру: по выплатам после даты утраты статуса компании, скорее всего, придётся исполнить обязанности налогового агента. Чем раньше обнаружите, тем меньше пени.
Важная оговорка: всё сказанное касается заказчиков-организаций и ИП. Если вы физлицо и заказываете, например, ремонт квартиры, вы не налоговый агент, и для вас чек это скорее подтверждение оплаты, чем защита от доначислений.
Признаки, что налоговая может увидеть трудовые отношения
Даже с идеальными чеками риск остаётся, если по факту исполнитель работает как сотрудник. ФНС обращает внимание на такие признаки: оплата фиксированной суммой каждый месяц независимо от объёма, подчинение внутреннему распорядку, рабочее место в вашем офисе, один заказчик дающий почти весь доход, услуги, совпадающие с обязанностями штатных сотрудников. Один признак сам по себе ничего не решает, их сочетание уже повод пересмотреть схему.
Короткий чек-лист
- Проверить статус по ИНН, сохранить подтверждение.
- Убедиться, что исполнитель не был вашим работником последние два года.
- Вписать в договор заверения, срок передачи чека и обязанность сообщать об утрате статуса.
- Перед каждой оплатой проверять статус на дату платежа.
- Получать чек на юрлицо, проверять по QR, хранить в паре с актом.
- Периодически проверять, не аннулированы ли старые чеки.
Правила режима НПД меняются: лимиты, перечень запрещённых видов деятельности, сроки. Перед крупным или долгим сотрудничеством стоит свериться с актуальной редакцией закона № 422-ФЗ на сайте ФНС.
Комментарии
Загрузка…