Если коротко, при работе с самозанятым на заказчике лежат три обязанности. Перед каждой оплатой проверить, что у исполнителя действует статус. После оплаты получить чек. И выстроить отношения так, чтобы они не выглядели как трудовые. Если всё это сделано, компания или ИП не платит за исполнителя ни НДФЛ, ни страховые взносы: налог с дохода самозанятый платит сам.
Ниже разберём по шагам, что именно проверять и где чаще всего ошибаются. Про то, какие пункты вписать в договор, у нас есть отдельная статья, здесь речь про саму практику работы.
Кому это вообще нужно проверять
От того, кто платит, зависит, сколько здесь нюансов.
- Вы физлицо и заказываете что-то для себя, например ремонт, логотип для личного блога или репетитора. Налоговых рисков у вас почти нет: вы в любом случае не налоговый агент. Чек всё равно просите, он подтверждает, что оплата прошла.
- Вы ИП или компания. Для вас всё, что написано ниже, обязательно. Без чека вы не сможете учесть расход, а если у исполнителя нет статуса или связь с ним похожа на трудовую, налоги и взносы начислят вам.
Шаг 1. Проверьте статус перед каждой оплатой
У ФНС есть бесплатный сервис «Проверка статуса налогоплательщика НПД» на сайте npd.nalog.ru. В него вводят ИНН и дату, в ответ получают «является» или «не является».
Проверять нужно именно на дату оплаты, а не один раз при подписании договора. Самозанятый может сняться с учёта сам, а может потерять право на режим, например превысив годовой лимит дохода в 2,4 млн рублей. Если в день платежа статуса у него нет, для налоговой вы заплатили обычному физлицу и должны удержать НДФЛ и начислить взносы.
На практике это делают так: бухгалтер или вы сами проверяете статус перед каждым платежом и сохраняете скриншот или выгрузку с датой. При регулярных выплатах одному исполнителю это вопрос двух минут, а спорить с проверкой без такого подтверждения намного труднее.
Шаг 2. Получите чек и проверьте его
Чек самозанятый формирует в приложении «Мой налог» или через банк. Сроки такие: при оплате наличными или картой в момент расчёта, при безналичной оплате на счёт не позднее 9-го числа следующего месяца.
Что смотреть в чеке:
- ИНН исполнителя совпадает с тем, что указан в договоре;
- в чеке стоят название и ИНН вашей компании или ИП, а не «физическое лицо»;
- сумма совпадает с платежом;
- наименование услуги понятное, например «Разработка лендинга по договору № 12», а не «услуги».
Чек можно проверить по QR-коду или ссылке. Проверяйте не только в день получения: самозанятый может аннулировать чек задним числом. Если так случилось, запросите новый. Если исполнитель пропал и чека нет, расход в налоговом учёте вы подтвердить не сможете.
Шаг 3. Не нанимайте бывших сотрудников и не делайте из исполнителя сотрудника
Здесь больше всего рисков, и в них попадают даже аккуратные заказчики.
Бывшие сотрудники. Если человек работал у вас по трудовому договору меньше двух лет назад, его доход от вас не облагается налогом для самозанятых. Перевести штатного дизайнера «на самозанятость» ради экономии на взносах не получится: при проверке это первое, что ищут.
Признаки трудовых отношений. Налоговая и суды смотрят на то, как работа устроена по факту, а не на название договора. Насторожить проверяющих могут:
- оплата «зарплатой» дважды в месяц в фиксированной сумме, без привязки к результату;
- рабочий график, обязательные часы, отчёт перед руководителем отдела;
- исполнитель есть в вашем штатном расписании, внутреннем чате с сотрудниками, пользуется корпоративной почтой и пропуском;
- в договоре описана не задача с результатом, а должностные обязанности («осуществляет ведение соцсетей компании»);
- годами почти весь доход исполнителя приходит от вас.
Один признак сам по себе обычно ни о чём не говорит. Опасно, когда их набирается несколько. Если человек фактически работает как сотрудник, честнее и дешевле в итоге оформить его в штат.
Как это выглядит в нормальной работе: заказ сформулирован через результат («5 статей по ТЗ до 15-го», «лендинг из 4 блоков»), оплата идёт за этап или за результат по акту, исполнитель сам решает, когда и где работать, и у него есть другие заказчики.
Шаг 4. Убедитесь, что вид деятельности подходит
Налог для самозанятых нельзя применять к части видов деятельности. Среди них перепродажа товаров, работа по агентским договорам и договорам поручения в интересах третьих лиц, продажа подакцизных товаров, добыча полезных ископаемых. Если вы, например, хотите, чтобы самозанятый закупал для вас рекламу от своего имени или перепродавал чужие товары, этот режим не подходит, и нужен другой формат.
Для типичных задач фриланса (дизайн, тексты, разработка, настройка рекламы своими руками, переводы, консультации) ограничений нет.
Сколько это экономит и когда не экономит
Экономия для заказчика складывается из отсутствия НДФЛ и взносов: при найме сотрудника сверху зарплаты вы платите около 30% взносов (для малого бизнеса ставка может быть ниже). Самозанятый сам платит 4% с доходов от физлиц или 6% с доходов от компаний и ИП.
Не стоит ждать, что самозанятый обойдётся на 30% дешевле штатного. Многие исполнители закладывают свой налог в цену, а за счёт отсутствия отпускных, больничных и рабочего места выгода есть только при проектной или нерегулярной работе. Когда нагрузка постоянная и полная, разница обычно меньше, чем кажется, а риск переквалификации растёт.
Короткий чек-лист
- Исполнитель не работал у вас в штате последние два года.
- Задача сформулирована через результат, а не через обязанности.
- Перед каждой оплатой статус проверен, скриншот сохранён.
- Оплата идёт на счёт или карту самого исполнителя, не третьего лица.
- Чек получен, реквизиты в нём ваши, сумма совпадает.
- Акт или другое подтверждение результата подписан.
Если исполнителя ищете через биржу, этот порядок остаётся таким же. На birzha.pro нет комиссии со сделки, стороны договариваются и рассчитываются напрямую, поэтому проверку статуса и чеки заказчик ведёт сам по тем же правилам.