Акт выполненных работ с самозанятым по закону не обязателен. Документ, который подтверждает расход для налоговой, - это чек из приложения «Мой налог», его исполнитель формирует сам. Акт нужен вам для другого: зафиксировать, что именно сдано, когда и на какую сумму. Без него в споре у вас останется только переписка.
На практике акт стоит подписывать почти всегда, когда сумма заметная или работа сдаётся частями. Исключение - разовая мелкая задача на пару тысяч, где чек и переписка закрывают вопрос.
Чем акт отличается от чека
Чек - налоговый документ. Он подтверждает, что исполнитель получил деньги и заплатил с них налог, и что вам не надо платить за него страховые взносы и НДФЛ. Без чека расход в затраты не поставить, и никакой акт его не заменит.
Акт - документ о приёмке. Он отвечает на вопрос «что было сделано», а не «сколько уплачено налога». Если исполнитель сдал половину и пропал, чека на вторую половину у вас просто не будет, а вот акт на первую часть покажет, где вы остановились.
То есть это не «или-или». Чек берите всегда, акт - когда есть что фиксировать.
Когда акт реально нужен
Есть ситуации, где без акта вы остаётесь без аргументов:
- Работа сдаётся этапами. Дизайн - вёрстка - подключение админки. Акт по каждому этапу фиксирует, что этот кусок принят и претензий по нему нет.
- Предоплата. Деньги ушли, результат ещё нет. Акт закрывает аванс и переводит его в оплаченную работу.
- Результат нематериальный. Консультация, настройка рекламы, аудит. Тут «сделано» и «не сделано» особенно легко трактовать по-разному.
- Договор прямо требует акт. Если вы прописали приёмку по акту, а потом её не проводили, договор в этой части работает против вас.
- Компания с бухгалтерией и внутренним контролем. Тут обычно есть свой регламент, и вопрос «нужен ли акт» решает не закон, а внутренние правила.
Где можно без акта: разовая недорогая задача с очевидным результатом - написать текст, сделать баннер, собрать таблицу. Работа видна, деньги небольшие, чек получен.
Что должно быть в акте
Минимальный набор реквизитов:
- Название документа, номер и дата.
- Стороны: ваше наименование и ИНН, ФИО исполнителя, его ИНН и статус плательщика налога на профессиональный доход.
- Ссылка на договор: номер и дата. Если договора нет - ссылка на счёт или оферту.
- Перечень работ или услуг с конкретикой.
- Период, за который сдаётся работа.
- Сумма цифрами и прописью, отдельно оговорка, что НДС не облагается, так как исполнитель применяет НПД.
- Фраза, что работы приняты и претензий по объёму и качеству нет.
- Подписи обеих сторон.
Печать не нужна ни вам, ни исполнителю. У самозанятого её обычно и нет.
Про перечень работ - главное место, где всё ломается
Это тот пункт, который пишут одной строкой и потом жалеют. «Услуги по разработке сайта, 120 000 рублей» не говорит ни о чём: какие страницы, с адаптивом или без, входила ли настройка форм.
Пишите так, чтобы через полгода посторонний человек понял, что было сдано:
Разработка landing page по макету от 12.03.2026: вёрстка 6 блоков, адаптив под разрешения от 360 px, подключение формы заявки к почте, размещение на хостинге заказчика.
Ещё одна частая ошибка - формулировки, которые тянут на трудовые отношения: «выполнение обязанностей контент-менеджера», «работа в период с 1 по 30 число согласно графику». Налоговая проверяет договоры с самозанятыми на подмену трудовых, и акт с такой формулировкой - готовый аргумент против вас. В акте должен быть результат, а не процесс и не должность.
Отдельно избегайте ежемесячных одинаковых актов с круглой суммой на одного и того же человека. Формально это законно, но выглядит как зарплата. Если работа действительно регулярная, привязывайте сумму к объёму: столько-то материалов, столько-то обращений, столько-то часов консультаций.
Порядок оформления
Рабочая последовательность выглядит так:
- Исполнитель сдаёт работу и сообщает, что этап закрыт.
- Вы проверяете результат в срок, оговорённый в договоре. Если срок не оговорён - фиксируйте любой разумный, хоть три рабочих дня, иначе приёмка может тянуться бесконечно.
- Подписываете акт. Электронной подписи может не быть - подойдёт обмен сканами или подписанный PDF, если договор допускает такой порядок. Пропишите это заранее одной строкой.
- Переводите деньги.
- Получаете чек из «Мой налог» и проверяете его. Это отдельный шаг, а не формальность.
В чеке проверьте три вещи: сумму, дату и наименование услуги. И отдельно - статус исполнителя на день оплаты через сервис ФНС по ИНН. Если он снялся с учёта, а вы платили ему как самозанятому, доначислят НДФЛ и взносы вам.
Чек исполнитель может аннулировать. Если он это сделает, ваш расход повисает. Поэтому сохраняйте чек файлом сразу, а не ссылкой.
Что делать, если исполнитель не подписывает акт
Сначала разберитесь, в чём дело. Иногда человек просто не понимает, зачем это, - объясните, что без акта вы не можете закрыть оплату у себя.
Если исполнитель молчит или тянет, а работа сдана, действует механизм одностороннего акта. Он работает, только если прописан в договоре: вы направляете акт, исполнитель в оговорённый срок подписывает его или присылает мотивированный отказ, иначе работы считаются принятыми. Без этой оговорки в договоре односторонний акт сам по себе слабый.
Обратная ситуация встречается чаще: акт не подписываете вы, потому что результат не устроил. Тогда не молчите - отправьте мотивированный отказ с перечнем того, что не сделано или сделано не так, и сроком на доработку. Молчание заказчика по договору нередко трактуется как приёмка.
Шаблон, который можно вести самому
Не нужны ни специальные сервисы, ни бухгалтер. Заведите один файл с шапкой и меняйте в нём три поля: перечень работ, период, сумма. Нумерация сквозная в пределах года - 1, 2, 3. Храните акты и чеки в одной папке по исполнителям: в момент проверки или спора искать по переписке вы не захотите.
Три года - разумный срок хранения: он покрывает и глубину налоговой проверки, и общий срок исковой давности.
Если вы только подбираете исполнителя, а не оформляете уже сделанную работу, имеет смысл заранее посмотреть, с кем вы имеете дело: на Бирже.PRO у специалистов открыты профили и отклики с условиями, и вопрос про статус самозанятого и чеки можно задать ещё до старта - это дешевле, чем выяснять на этапе приёмки.