Аутсорсинг персонала простыми словами: штат или подрядчик

Аутсорсинг персонала: вы передаёте внешней компании или специалисту не человека, а целую функцию или объём работы. Это может быть бухгалтерия, уборка, IT-поддержка, обработка звонков. Исполнитель сам решает, кто и как это делает, и сам отвечает за результат. Вы платите за услугу по договору, а не зарплату, и не ведёте кадровый учёт по этим людям.

Проще всего понять разницу через вопрос «кто за что отвечает». Сотрудником в штате руководите вы, и за результат отвечаете тоже вы. Аутсорсер получает задачу и сам организует работу. Вас интересует только, сдан ли отчёт вовремя и поднимается ли трубка в рабочее время.

Чем аутсорсинг отличается от штата и аутстаффинга

Эти три слова часто путают, хотя схемы устроены по-разному.

Штат Аутстаффинг Аутсорсинг Чей это работник Ваш Работник агентства Работник исполнителя Кто ставит задачи и контролирует процесс Вы Вы Исполнитель Кто отвечает за результат Вы Вы Исполнитель, в рамках договора За что платите Зарплата, взносы, рабочее место Ставка агентству за человека Цена услуги или объёма

При аутстаффинге вы получаете человека и управляете им сами, просто юридически он числится у другой компании. При аутсорсинге человека вы можете вообще не знать в лицо: вы покупаете функцию.

Что обычно отдают на аутсорсинг

Чаще всего это задачи, которые нужны бизнесу, но не делают его продукт:

бухгалтерия и расчёт зарплаты;
юридическое сопровождение;
IT-поддержка, администрирование серверов и офисной техники;
уборка, охрана, курьерская доставка;
колл-центр и первая линия поддержки;
подбор персонала;
отдельные направления маркетинга: контекстная реклама, SEO, ведение соцсетей.

Общий признак у них такой: работу можно описать понятным результатом и проверить без постоянного присутствия рядом.

Когда аутсорсинг выгоднее найма

Нагрузки меньше, чем на полную ставку. Небольшой фирме бухгалтер нужен на 30-40 часов в месяц, а не на 168. Человек в штате либо будет простаивать, либо вы начнёте нагружать его чужими задачами.

Нужна экспертиза, которую не вырастить быстро. Хорошего системного администратора или юриста по налоговым спорам долго искать и дорого держать. У аутсорсера обычно есть команда, где вопросы закрывают несколько человек с разным опытом.

Нагрузка скачет. Сезонные пики, разовые проекты, запуск нового направления. Нанять в штат под пик, а потом увольнять долго и неприятно, а договор с подрядчиком можно масштабировать.

Важна непрерывность. Штатный сотрудник уходит в отпуск, болеет, увольняется. У аутсорсера замена его проблема, а не ваша, если это прописано в договоре.

Когда лучше держать людей в штате

Это ядро бизнеса. Если вы студия разработки, разработчики должны быть своими. Если сервисная компания, то и сервис. Отдав на сторону то, на чём зарабатываете, вы теряете контроль над качеством и знания.

Нужна ежедневная плотная координация. Бывает, что задачу меняют по три раза за день и для неё нужен контекст, который не уместить в техзадание. Тогда внешний исполнитель будет постоянно ждать уточнений, а вы будете тратить время на объяснения.

Нагрузка полная и стабильная. Когда работы стабильно на полную ставку и больше, аутсорсинг часто выходит дороже: в его цену заложена маржа исполнителя.

Доступ к чувствительным данным. Аутсорсить можно и бухгалтерию с персональными данными, многие так и делают. Но тогда договор о конфиденциальности и разграничение доступов обязательны, а не «потом оформим».

Как честно сравнить стоимость

Частая ошибка: сравнивать зарплату на руки с ценой аутсорсинга. Штатный сотрудник стоит заметно больше оклада.

В реальную стоимость штатного сотрудника входят:

страховые взносы: в общем случае около 30% сверх зарплаты, у малого бизнеса есть пониженные тарифы на часть зарплаты выше МРОТ;
отпускные и больничные за счёт работодателя (первые дни);
рабочее место, техника, программы, обучение;
время на поиск, собеседования и ввод в должность, а при увольнении всё это заново;
ваше время на управление.

Посчитайте, сколько часов в месяц реально занимает функция, и сравните полную стоимость штатного варианта с ценой аутсорсинга за тот же объём. Цены у аутсорсеров сильно разнятся. Например, бухгалтерия небольшой фирмы может стоить от нескольких тысяч до нескольких десятков тысяч рублей в месяц. Цена зависит от числа операций, системы налогообложения, количества сотрудников и того, нужны ли кадры и сопровождение проверок. Поэтому сравнивайте предложения на одном и том же описании объёма, а не по прайсу с сайта.

Риски, о которых стоит знать заранее

Зависимость от исполнителя. Если вся бухгалтерия, пароли и документация лежат у подрядчика, расставание может стать болезненным. Заранее пропишите в договоре, в каком виде и в какой срок вам передают базы, доступы и документы при расторжении.

Размытый результат. «Ведение соцсетей» без цифр не проверишь. Договаривайтесь об измеримом: сроки сдачи отчётности, время реакции на заявку, число публикаций, допустимое число ошибок.

Переквалификация в трудовые отношения. Это касается работы с частными лицами по договору ГПХ или с самозанятыми. Если человек работает по вашему графику, подчиняется внутренним правилам и выполняет функцию штатного сотрудника, проверка может признать отношения трудовыми, с доначислением взносов и штрафами. Аутсорсинг безопасен, когда вы покупаете результат, а не рабочее время конкретного человека под вашим управлением. Если сомневаетесь, покажите схему юристу до подписания.

Потеря внутренних знаний. Отдав функцию полностью, через пару лет можно обнаружить, что в компании никто не понимает, как она устроена. Держите у себя хотя бы человека, который умеет поставить задачу и проверить результат.

Как начать без большого риска

Опишите функцию: что делается, с какой периодичностью, какой результат считается выполненным.
Запросите предложения у нескольких исполнителей на это одно описание.
Начните с ограниченного объёма или пробного периода на 1-3 месяца.
Заранее договоритесь о метриках и о том, как проходит расставание.
Через пару месяцев сравните фактические затраты и качество со штатным вариантом, уже на реальных цифрах.

Исполнителей под конкретную функцию можно искать и через биржи фрилансеров. На birzha.pro, например, площадка не берёт комиссию со сделки, и с исполнителем вы договариваетесь напрямую.