Аутсорсинг персонала: какие функции отдавать, а какие оставить

Аутсорсинг персонала окупается, когда вы отдаёте наружу функцию, а не людей. Нужна функция повторяющаяся, измеримая и не главная для вашего бизнеса. Подрядчик по договору услуг отвечает за результат: учёт сдан, заявки обработаны, склад отгружен. Как он этого добьётся и сколько людей на это поставит, решает он сам. Если вам на самом деле нужен конкретный человек, которым вы будете руководить каждый день, это уже не аутсорсинг, и схема будет другой.

Аутсорсинг, аутстаффинг и найм: в чём разница

Эти слова часто путают, хотя юридически это разные вещи.

Аутсорсинг: вы покупаете услугу. Подрядчик сам набирает исполнителей, управляет ими и отвечает за итог. Вы ставите задачу и принимаете результат.

Аутстаффинг (предоставление персонала): люди формально работают у другой компании, а задачи им ставите вы. В России это разрешено только аккредитованным частным агентствам занятости и только в случаях, которые перечислены в законе. Если поставщик «сдаёт людей в аренду» без аккредитации, риски ложатся и на вас.

Найм: сотрудник в вашем штате, со всеми обязательствами работодателя.

Попробуйте ответить себе на простой вопрос: кто будет говорить исполнителям, что делать сегодня? Если вы, значит, вам нужен найм или аутстаффинг, а не аутсорсинг.

Какие функции обычно отдают

Хорошо уходят наружу задачи со стандартным процессом и понятной метрикой:

Бухгалтерия и кадровый учёт. Процессы одинаковые у всех, качество видно по сданной отчётности и отсутствию штрафов.
Техническая поддержка и администрирование IT. Удобно мерить временем реакции и временем решения заявки.
Колл-центр и первая линия поддержки. Метрики понятные: доля пропущенных звонков, время ответа, оценки клиентов.
Уборка, охрана, курьерская доставка. Классика аутсорсинга, рынок давно сложился.
Складские операции и комплектация, особенно если нагрузка сезонная.
Контент, дизайн, рекламные кампании, если вам нужен поток однотипных задач, а не стратегия.

Все эти функции объединяет одно: их можно описать так, чтобы посторонний человек понял, что считать сделанной работой.

Что лучше оставить в штате

Внутри обычно держат то, что составляет суть бизнеса и что сложно описать регламентом:

Ключевые продажи и отношения с крупными клиентами.
Разработку продукта, если продукт и есть ваш бизнес.
Решения, которые требуют глубокого знания компании: ценообразование, найм руководителей, стратегию.
Функции, где утечка знаний бьёт по бизнесу сильнее, чем лишние расходы на штат.

Граница не жёсткая. Маленькой студии разработки вполне можно отдать бухгалтерию и не трогать разработку. Интернет-магазину может быть выгодно отдать склад и оставить у себя закупки. Смотрите, что делает вас конкурентоспособными, и это держите при себе.

Пять вопросов перед решением

Можно ли описать результат цифрами? Сроки, объём, количество ошибок, время ответа. Если нельзя, вы не сможете ни принять работу, ни оспорить её.
Нагрузка ровная или скачет? При сезонных пиках аутсорсинг выгоднее почти всегда: вы не платите за простой.
Нужна ли функция полный рабочий день? Если работы на 10-15 часов в неделю, держать штатного сотрудника обычно дорого.
Что будет, если подрядчик завтра исчезнет? Если бизнес встанет на недели, заранее продумайте, как передавать дела, или не отдавайте эту функцию целиком.
Есть ли у вас человек, который будет принимать работу? Аутсорсинг снимает с вас исполнение, но не контроль.

Если на первые три вопроса вы ответили «да», а на последние два у вас есть внятный ответ, функцию можно отдавать.

Как посчитать, выгодно ли это

Сравнивать надо не оклад с ценой услуги, а полную стоимость сотрудника с полной стоимостью подрядчика.

В стоимость сотрудника входят: оклад, страховые взносы (обычно около 30% сверх оклада, у малого бизнеса бывают пониженные ставки), рабочее место и техника, отпуска и больничные, время на поиск и обучение, время руководителя на управление. Добавьте ещё риск ухода: замена человека обычно стоит нескольких месяцев неполной продуктивности.

В стоимость подрядчика входят: цена услуги, время вашего сотрудника на постановку задач и приёмку, затраты на переход (передать дела, настроить доступы).

Цены на рынке сильно разнятся, и средняя цифра тут мало что скажет. Например, бухгалтерия для ИП на упрощёнке с десятком операций в месяц может стоить несколько тысяч рублей в месяц. Для ООО с НДС, сотрудниками и сотнями документов счёт пойдёт на десятки тысяч. Цену определяют объём операций, система налогообложения, отрасль и то, отвечает ли подрядчик за ошибки деньгами. Поэтому просите расчёт под свой объём, а не прайс.

Подводные камни

Переквалификация в трудовые отношения. Если человек по договору услуг работает как сотрудник (фиксированный график, подчинение вашим правилам, ежемесячная одинаковая оплата «за то, что работает»), налоговая и суд могут признать это трудовыми отношениями. Тогда придётся доплатить взносы и штрафы. В договоре должен быть результат, а не присутствие.

Зависимость от одного подрядчика. Через год только подрядчик знает, как у вас всё устроено. Требуйте документацию процессов и сами храните доступы.

Данные. Бухгалтерия, поддержка и кадры работают с персональными данными. Проверьте, как подрядчик их хранит, и пропишите в договоре его обязанности.

Размытая ответственность. «Подрядчик оказывает услуги бухгалтерского сопровождения» без деталей означает, что при штрафе спорить будет не о чем.

Что прописать в договоре

Перечень работ и то, что в него не входит.
Метрики качества и сроки: время реакции на заявку, срок сдачи отчётов, допустимое число ошибок.
Ответственность: кто платит штраф, если ошибка подрядчика, и в каком пределе.
Порядок приёмки: как часто, по какому отчёту, кто подписывает.
Доступы и данные: что подрядчик получает, как хранит, как возвращает.
Выход из договора: срок уведомления и обязанность передать дела и документы новому исполнителю.

Последний пункт часто забывают, а именно он определяет, сможете ли вы сменить подрядчика без потерь.

С чего начать

Не отдавайте сразу всё. Возьмите одну функцию с самыми понятными метриками и договоритесь о пробном периоде на 1-3 месяца. За это время станет видно, как подрядчик отвечает на вопросы, укладывается ли в сроки и сколько вашего времени уходит на контроль. Если функция небольшая, на неё не обязательно звать компанию: иногда хватает одного частного специалиста. Найти такого можно, например, на birzha.pro, где площадка не берёт комиссию со сделки, а условия стороны обсуждают напрямую.