Аутсорс или свой штат: что выгоднее и как посчитать

Штат выгоднее, когда работа идёт постоянно, загружает человека хотя бы на 70-80% времени и требует глубокого знания вашего бизнеса. Аутсорс выгоднее, когда задача разовая, нагрузка скачет или нужна редкая экспертиза на несколько месяцев. Между этими крайностями ответ зависит от трёх вещей: сколько реально стоит сотрудник, насколько ровная у вас нагрузка и что будет, если исполнитель исчезнет.

Ниже разберём, как это посчитать на своих цифрах.

Сколько на самом деле стоит штатный сотрудник

Чаще всего ошибаются в том, что сравнивают оклад со ставкой подрядчика. Оклад показывает только часть расходов. Сверху к нему идут:

Страховые взносы. Базовая ставка около 30% от зарплаты. Малый и средний бизнес платит меньше с той части, что выше порога, но для большинства окладов прибавка всё равно заметная.
Отпуск и больничные. 28 дней отпуска оплачиваются, а работа в это время стоит. Больничные первые три дня тоже за счёт работодателя.
Рабочее место и техника. Ноутбук, лицензии на софт, доля аренды офиса, если он есть.
Найм. Время руководителя на собеседования, иногда услуги рекрутера или платные вакансии.
Ввод в должность. Первые один-три месяца человек работает в полсилы, пока разбирается в процессах.

Если сложить всё это, обычно выходит 1,3-1,6 оклада в месяц. Нижняя граница для удалённого сотрудника в небольшой компании на упрощёнке, верхняя для офиса с дорогим софтом и долгим наймом. Точный коэффициент посчитайте по своим статьям расходов, а не берите со стороны.

Сколько стоит подрядчик

Здесь тоже не всё сводится к цене в договоре. Добавьте:

Ваше время на постановку задач и приёмку. Подрядчик не сидит на планёрках и контекст сам не впитывает, поэтому каждое ТЗ надо объяснить словами.
Наценку за срочность и за небольшой объём. Мелкие разовые задачи у хороших исполнителей стоят дороже в пересчёте на час.
Налоги, если исполнитель не самозанятый и не ИП. При договоре ГПХ с обычным физлицом заказчик удерживает НДФЛ и платит взносы, и экономия на налогах почти пропадает.

С самозанятым или ИП взносы платит сам исполнитель, и ставка в договоре равна вашим расходам.

Простой способ сравнить

Возьмите объём работы за год в часах или в задачах. Дальше посчитайте два варианта:

Штат: оклад × коэффициент полной стоимости × 12 месяцев.
Подрядчик: ставка за час или за задачу × годовой объём + ваше время на управление (в часах, умноженных на стоимость вашего часа).

Пример в общем виде. Если дизайнер нужен на 40 часов в месяц, а штатный обойдётся в полную ставку, вы платите за 160 часов и используете 40. Подрядчик здесь почти всегда дешевле, даже если его час стоит в два раза дороже. Когда нагрузка доходит до 120-140 часов в месяц и держится так круглый год, расчёт переворачивается.

Главная переменная здесь загрузка, а не ставка.

Когда выигрывает штат

Работа постоянная и предсказуемая. Поддержка клиентов, бухгалтерия, разработка продукта, который вы развиваете годами.
Нужно глубокое знание контекста. Человек, который полгода в компании, решает задачи быстрее нового подрядчика, потому что не тратит время на вводные.
Критична доступность. Если сбой надо чинить в течение часа, а не «завтра, когда освобожусь», зависеть от чужого графика рискованно.
Есть доступ к чувствительным данным. С сотрудником проще выстроить ответственность и контроль доступа.

Когда выигрывает аутсорс

Задача разовая или проектная. Сайт, ребрендинг, настройка CRM, аудит.
Нагрузка сезонная. Пиковые три месяца в году не повод держать человека все двенадцать.
Нужна узкая экспертиза. Специалист по юридическим тонкостям или по сложной настройке рекламы нужен вам на 10 часов в месяц, а не на полную ставку.
Вы проверяете гипотезу. Пока не понятно, нужна ли функция вообще, нанимать под неё человека рано.

Риски, о которых редко думают заранее

Переквалификация в трудовые отношения. Если подрядчик работает по вашему графику, подчиняется внутренним правилам и получает фиксированную сумму каждый месяц за «работу в целом», налоговая может признать договор трудовым. Тогда придётся доплатить взносы и штрафы. Чтобы этого не случилось, в договоре должен быть конкретный результат и сроки, а не обязанности «как у сотрудника».

Зависимость от одного человека. Это касается обоих вариантов. Если вся экспертиза в одной голове, уход штатника бьёт так же больно, как пропажа фрилансера. Разница в том, что сотрудник обязан отработать две недели, а подрядчик часто нет. Просите документировать работу и держите доступы у себя.

Качество на длинной дистанции. Подрядчик, который ведёт десять клиентов, распределяет внимание между ними. Если вам нужна вовлечённость, а не исполнение задач, это аргумент за штат.

Смешанная схема

Многие компании в итоге приходят к гибриду: ядро в штате, остальное на подряде. Например, один штатный маркетолог отвечает за стратегию и координацию, а тексты, дизайн и настройку рекламы отдаёт исполнителям.

Такая схема работает, если внутри есть человек, который умеет ставить задачи и принимать работу. Без него аутсорс превращается в поток недоделок, которые некому проверить.

Ещё один вариант: начать с подрядчика и перевести его в штат, когда нагрузка стабилизируется. Так вы заодно проверите человека в деле до найма.

Как принять решение

Ответьте себе на четыре вопроса:

Сколько часов в месяц реально нужна эта работа, и стабильна ли эта цифра?
Насколько сильно задача завязана на внутренний контекст компании?
Что произойдёт, если исполнитель пропадёт на две недели?
Есть ли у вас время и навык управлять подрядчиками?

Если нагрузка неполная, контекст простой, а пауза не критична, берите подрядчика. Если всё наоборот, нанимайте в штат. Если ответы смешанные, начните с аутсорса на 2-3 месяца и посмотрите на фактическую загрузку: решение на реальных цифрах надёжнее любого расчёта на бумаге.

Если остановились на подрядчике, его можно найти на birzha.pro: площадка не берёт комиссию со сделки, поэтому ставка, о которой вы договорились, и есть ваши расходы.