Короткий ответ: зависит от статуса исполнителя. Если он самозанятый или ИП, налоги и взносы он платит сам - заказчику нужно только оплатить работу и получить чек. Если человек оформлен как физлицо без статуса, обязанности налогового агента ложатся на заказчика: он удерживает НДФЛ и платит страховые взносы.
Самозанятый: заказчик ничего не платит и не удерживает
Самозанятый (плательщик налога на профессиональный доход) сам платит налог со своего дохода - 4% при работе с физлицами и 6% при работе с юрлицами и ИП. Заказчик просто переводит оговорённую сумму целиком, без вычетов.
Единственное, что нужно заказчику - чек из приложения "Мой налог" после оплаты. Чек подтверждает, что деньги получены легально и что это не скрытая зарплата. Без чека налоговая при проверке может переквалифицировать выплату в доход физлица - и тогда обязанность удержать НДФЛ задним числом попытаются повесить на заказчика.
Есть ограничение: самозанятый не может работать с бывшим работодателем, если с момента увольнения прошло меньше двух лет. Если это правило нарушено, налоговая может признать отношения трудовыми, а самозанятость - схемой ухода от налогов. Проверка простая: спросить, не работал ли исполнитель у вас (или у компании-заказчика) последние два года.
ИП: тоже сам за себя, но проверяйте систему налогообложения
С индивидуальным предпринимателем ситуация похожая - он платит налоги и взносы самостоятельно в рамках своей системы налогообложения (УСН, патент и так далее). Заказчику важно получить от него закрывающие документы: акт выполненных работ и, если ИП работает с НДС, счёт-фактуру.
Если ИП на упрощёнке "доходы минус расходы" или на патенте, НДС в его документах не будет - это нормально, а не повод для подозрений.
Физлицо без статуса: вот тут обязанности переходят к заказчику
Если исполнитель - обычное физлицо, не зарегистрированное как самозанятый или ИП, договор с ним - это гражданско-правовой договор (ГПХ), и по закону заказчик становится налоговым агентом. Это касается:
- НДФЛ. Заказчик удерживает 13% (15% с доходов свыше 5 млн рублей в год) из суммы вознаграждения и перечисляет в бюджет сам. Исполнителю выплачивается сумма за вычетом налога.
- Страховых взносов. На выплаты физлицу по ГПХ-договору начисляются взносы на пенсионное и медицинское страхование (взносы на случай временной нетрудоспособности по таким договорам не начисляются). Ставка стандартная - как по трудовым договорам, если не действуют льготы для малого бизнеса или IT.
- Отчётности. Нужно подать сведения по этому исполнителю в расчёте по страховым взносам и в отчёте 6-НДФЛ, а по итогам года - справку о доходах.
Для частного заказчика-физлица (не ИП и не компании) обязанности налогового агента не возникает - в этом случае человек, получивший доход, декларирует его и платит НДФЛ сам, подавая 3-НДФЛ. А вот если заказчик - юрлицо или ИП, обязанность агента возникает всегда, независимо от суммы и разовости выплаты.
Почему статус исполнителя стоит проверять до начала работы, а не после
Заказчик, который не проверил статус и просто перевёл деньги "физику" как самозанятому, рискует получить доначисления при проверке: налоговая доначислит НДФЛ, взносы, пени и штраф - и всё это придётся заплатить из своего кармана, потому что вычесть налог из уже выплаченной суммы задним числом нельзя.
Проверить статус легко и без участия исполнителя. Самозанятость проверяется на сайте налоговой по ИНН - сервис "Проверить статус налогоплательщика НПД" бесплатный и не требует регистрации. Статус ИП смотрится в выписке ЕГРИП там же, на сайте ФНС, тоже по ИНН. Занимает пару минут, а сюрпризов при проверке избавляет надолго.
Как оформить работу, чтобы не было вопросов
Порядок действий разный в зависимости от статуса:
- С самозанятым или ИП - заключить договор (можно в свободной форме, главное зафиксировать предмет, срок и цену), после оплаты получить чек или акт, хранить их вместе с перепиской по проекту.
- С физлицом без статуса - заключить договор ГПХ (подряда или оказания услуг), рассчитать и удержать НДФЛ, начислить взносы, выплатить исполнителю сумму за вычетом налога и отчитаться в срок.
Если планируете работать с одним и тем же исполнителем регулярно и подолгу, стоит уточнить у него, не планирует ли он оформить самозанятость - это упростит документооборот для обеих сторон и снимет с заказчика агентские обязанности.
При поиске исполнителя на бирже полезно сразу спрашивать про статус в переписке - на birzha.pro это можно уточнить до того, как оговаривать цену и сроки, чтобы не пересчитывать бюджет задним числом.