Как нанять удалённого сотрудника: оформление, отбор, первый месяц

Удалённого сотрудника нанимают почти так же, как офисного. Отличаются три вещи: как его оформить, как проверить, что он справится без присмотра, и как устроить первый месяц, чтобы проблемы не всплыли через полгода. Где искать людей, вопрос второй. Чаще всего ошибаются как раз на этих трёх шагах.

Сначала решите, кого вы нанимаете: сотрудника или исполнителя

От этого зависят договор, налоги и то, сколько вы можете требовать. Подойдите к выбору честно, по фактическому характеру работы.

Дистанционный сотрудник в штате. Подходит, если человек нужен постоянно, работает по графику, подчиняется вашим правилам и выполняет функцию, а не отдельную задачу: менеджер поддержки, бухгалтер, разработчик в команде. Такую работу регулирует глава 49.1 Трудового кодекса. Трудовой договор можно заключить электронно, без встречи. Удалёнка бывает полной, временной или комбинированной, и в договоре это нужно прописать. Оборудование вы либо выдаёте сами, либо компенсируете использование своего. Размер компенсации тоже фиксируется в договоре.

Исполнитель по договору (самозанятый, ИП, ГПХ). Подходит для понятного результата с границами: сделать сайт, вести рекламу три месяца, подготовить отчётность за квартал. Вы платите за результат и не управляете его рабочим днём. Если же вы ставите исполнителю график, отчёты по часам и подчинение руководителю, такие отношения могут признать трудовыми со всеми последствиями.

Если человек живёт в другой стране, оформить его в штат по российскому ТК заметно сложнее. Обычно с ним работают по договору подряда. Здесь лучше один раз заплатить за консультацию юриста по вашей ситуации, чем разбираться потом.

Опишите работу так, чтобы её можно было проверить на расстоянии

В офисе руководитель видит, что человек занят. На удалёнке видно только результат, поэтому его нужно описать до найма, а не после.

Для роли запишите три вещи:

Что считается сделанной работой. Не «ведёт соцсети», а «12 постов в месяц по контент-плану, согласованному до 25 числа».
Когда человек должен быть на связи. Например, ответ в рабочем чате в течение двух часов с 10 до 18 по Москве. Если команда живёт в разных часовых поясах, назначьте общее окно хотя бы на 3-4 часа.
Как вы будете проверять. Трекер задач, еженедельный созвон, отчёт в пятницу. Подойдёт что угодно, главное определиться заранее.

Если на эти вопросы ответить не получается, дело не в формате найма. Скорее всего, вы пока не знаете, что именно хотите поручить, и сотрудник это быстро почувствует.

Что проверять у кандидата, кроме навыков

Профессиональные навыки проверяют одинаково, в офисе и на удалёнке. Для удалёнки есть ещё несколько признаков, по которым видно, справится ли человек без контроля.

Как он пишет. На удалёнке большая часть работы идёт текстом. Посмотрите на его первое сообщение. Ответил ли он на ваши вопросы или прислал шаблон? Понятно ли, что он предлагает? Если уже в отклике приходится переспрашивать, дальше будет так же.

Есть ли у него опыт удалённой работы. Спросите, как был устроен его день на прошлой работе, как он узнавал о задачах и кому отчитывался. Хороший ответ звучит конкретно: «утром смотрел задачи в Jira, в 11 был созвон, в пятницу отчёт руководителю». Расплывчатое «работал из дома, всё было нормально» должно насторожить.

Что он делает, когда застрял. Спросите прямо: «Что вы делаете, если задача непонятна, а руководитель не отвечает?» Слабые ответы: «жду» или «делаю, как понял». Сильный ответ: «уточняю, а пока делаю ту часть, которая ясна, и пишу, какое допущение принял».

Техническая база. Стабильный интернет, рабочий компьютер, тихое место для созвонов. Об этом нормально спросить напрямую, и лучше до найма, чем на первом же созвоне.

Тестовое задание: платное и похожее на реальную работу

Для удалёнки тестовое полезнее, чем для офиса: вы видите не только результат, но и то, как человек работает без присмотра. Задавал ли он вопросы, сдал ли в срок, предупредил ли, если не успевал.

Несколько правил, чтобы тестовое работало:

Берите кусок реальной задачи, а не абстрактную головоломку. Так вы проверите именно то, что нужно.
Ограничьте объём: 2-6 часов работы, не больше. Кандидат, который согласен бесплатно потратить на тестовое неделю, часто просто не загружен, и это не всегда хороший знак.
Платите, если задание дольше пары часов. Сумма зависит от уровня специалиста и рынка в его профессии. Ориентир: его обычная ставка за эти часы. Так на тестовое соглашаются сильные кандидаты, а не только те, у кого много свободного времени.
Заранее скажите, как будете оценивать и когда дадите ответ.

Первый месяц решает больше, чем собеседование

Многие удалённые наймы проваливаются не из-за плохого выбора, а из-за того, что человека добавили в чат и забыли. Он не понимает, что важно, стесняется спрашивать и делает не то.

Что стоит сделать в первые недели:

Доступы в первый же день. Почта, чаты, трекер, документы. Если сотрудник три дня ждёт доступов, он сразу понимает, как тут всё устроено.
Одна понятная задача на первую неделю. Небольшая, с ясным результатом. По ней вы увидите, как он работает, а он поймёт, чего вы ждёте.
Короткий созвон каждый день или через день первые две недели. Потом можно реже. На старте это главный способ поймать недопонимание вовремя.
Человек, у которого можно спросить. Если это не вы, назначьте кого-то конкретного и скажите об этом обеим сторонам.

К концу месяца у вас должно быть понятно, справляется ли человек. Если сотрудник в штате, используйте испытательный срок, он работает и для дистанционных. Если это исполнитель, договоритесь о первом этапе с отдельной оплатой и возможностью разойтись.

Тревожные сигналы, которые лучше не пропускать

Пропадает на день и больше без предупреждения, особенно в первые недели.
Отчитывается словами «работаю над этим» вместо конкретики.
Не задаёт вопросов вообще, а потом сдаёт не то.
Просит работать «без договора, так проще». Для вас это не проще.

Один такой эпизод ещё ничего не значит, у всех бывают сбои. Насторожить должно повторение.

Если ищете исполнителя под конкретную задачу, на birzha.pro можно разместить заказ и получить отклики от специалистов. Площадка не берёт комиссию со сделки: об условиях вы договариваетесь с исполнителем напрямую.