Сотрудника, который работает из дома, оформляют по трудовому договору о дистанционной работе (глава 49.1 ТК РФ). Это обычный трудовой договор с теми же налогами, взносами, отпусками и больничными. Разница в нескольких обязательных пунктах про удалённый формат, а подписать его можно без личной встречи. Договор подряда или работа с самозанятым подходят, только если человек на самом деле не входит в штат. Где проходит эта граница, разберём ниже.
Сначала решите: трудовой договор или ГПХ
Бывает, что человек работает на вас постоянно, получает фиксированную сумму раз в месяц, подчиняется руководителю и выполняет функцию, а не сдаёт отдельный результат. Это трудовые отношения, как бы вы их ни назвали. Если оформить их договором с самозанятым или ИП, при проверке или споре такой договор переквалифицируют в трудовой (ст. 19.1 ТК РФ). Тогда придётся доплатить НДФЛ, взносы и пени, заплатить штраф по ст. 5.27 КоАП, а человек получит право на отпуск за всё отработанное время.
ГПХ честно работает, когда у задачи есть понятный результат и срок, нет графика и подчинения внутренним правилам, а оплата идёт по актам. Есть и отдельное ограничение: бывшему сотруднику нельзя два года после увольнения платить как самозанятому, такой доход не попадает под НПД.
Какой формат удалёнки выбрать
ТК различает три варианта (ст. 312.1):
- постоянная дистанционная работа на весь срок договора;
- временная, непрерывно до шести месяцев;
- комбинированная, когда часть дней человек работает в офисе, а часть из дома.
Формат прописывают в договоре. Для сотрудника из другого города это почти всегда постоянная удалёнка. Комбинированная подходит тому, кто живёт рядом и должен иногда приезжать. Тогда укажите, как чередуются офисные и домашние дни.
Что обязательно прописать в договоре
Кроме стандартных условий (должность, оклад, дата начала работы) нужны пункты про удалённый формат.
Порядок взаимодействия. Укажите каналы связи (корпоративная почта, мессенджер, таск-трекер), часы, когда сотрудник должен быть на связи, и срок ответа на запрос. Без этого пункта вы потом не сможете доказать, что человек пропал, а не просто не видел сообщение.
Режим работы. Если режим не указан, сотрудник сам распределяет своё время (ст. 312.4). Нужен рабочий день с 10 до 19, пишите это явно и с часовым поясом. Для команды, разбросанной по стране, «по Москве» и «по местному времени» дают очень разную картину.
Оборудование и расходы. Если выдаёте ноутбук, пропишите, как он передаётся и возвращается. Если человек работает на своём компьютере, в договоре или локальном акте должны быть размер и порядок компенсации за технику, интернет и связь. Сумму закон не устанавливает, она на ваше усмотрение, но её нужно прописать.
Отчётность. Если вам нужны регулярные отчёты о сделанном, укажите, в какой форме и с какой периодичностью.
Как подписать без встречи
Есть два рабочих способа.
Бумага по почте. Вы подписываете два экземпляра и отправляете их заказным письмом, сотрудник подписывает оба и возвращает один. Никаких затрат на сервисы, но по времени это от нескольких дней до пары недель, смотря по городу. Письменный договор нужно оформить не позднее трёх рабочих дней с момента, когда человек фактически начал работать. Поэтому документы отправляйте заранее, а не в первый рабочий день.
Электронный кадровый документооборот. Работодатель подписывает усиленной квалифицированной электронной подписью, сотрудник квалифицированной или неквалифицированной. Бесплатный вариант есть на платформе «Работа в России». Коммерческие операторы кадрового ЭДО берут деньги, и цена обычно зависит от числа сотрудников. Если договор заключён в электронном виде, а сотрудник попросит бумажный экземпляр, вы обязаны отправить его заказным письмом в течение трёх рабочих дней.
Какие документы запросить у сотрудника
Список такой же, как при обычном приёме: паспорт, СНИЛС, документ об образовании (если он нужен для должности), документы воинского учёта. Сканы можно получить электронно. Закон разрешает работодателю потребовать нотариально заверенные копии по почте, но на практике это нужно редко.
Большинство работников уже перешли на электронную трудовую книжку, тогда пересылать ничего не нужно. Если у человека бумажная книжка, он может отправить её заказным письмом с уведомлением.
С локальными актами (правилами внутреннего распорядка, положением об оплате труда, политикой по персональным данным) сотрудника тоже можно ознакомить электронно, до подписания договора.
Что сделать после подписания
- Издать приказ о приёме и ознакомить с ним сотрудника в течение трёх рабочих дней.
- Подать сведения о приёме в Социальный фонд (форма ЕФС-1) не позднее следующего рабочего дня.
- Начислять зарплату, НДФЛ и взносы так же, как офисным сотрудникам.
- По охране труда: обязанности работодателя перед удалённым работником уже, чем перед офисным, но с требованиями безопасности при работе с выданным оборудованием его знакомят.
Где обычно возникают проблемы
Сотрудник пропал. Для дистанционных работников есть отдельное основание для увольнения (ст. 312.8): человек без уважительной причины не выходит на связь больше двух рабочих дней подряд после вашего запроса. Это сработает, только если порядок взаимодействия прописан в договоре и вы можете показать, что запрос действительно отправляли по согласованному каналу.
Сотрудник живёт за границей. Трудовой договор с российской компанией заключить можно, и НДФЛ с такого дохода платится в России. Но ставка зависит от налогового резидентства, а страна, где живёт человек, может считать его работу подлежащей местному налогообложению или требовать разрешения. Ответ сильно зависит от страны, поэтому сверьте это с бухгалтером до подписания, а не после.
Районные коэффициенты и надбавки. Если сотрудник живёт в районе Крайнего Севера или в местности с коэффициентом, вопрос о том, начислять ли их удалённому работнику, спорный: позиции ведомств и суды расходятся. Лучше заранее определиться с юристом и прописать это в договоре.
Смена города. Человек может переехать, не предупредив вас, а от региона зависят коэффициенты и иногда налоги. Добавьте в договор обязанность сообщать о смене места работы.
Если сотрудника вы ещё ищете, вакансию с окладом, городом и требуемым опытом можно разместить на Биржа.PRO: отклики приходят в чат, а ИИ подсказывает, насколько опыт кандидата подходит под задачу.